YT學習分享網誌

2017年12月11日 星期一

輕鬆3步驟 偷偷告訴您 1%的人如何去存取想要的資料 (CHROME)


大家好 !!

我們平常在網路上常會看到一些有趣的或是在工作上值得學習的文章

那我們真的想要這些資料怎麼辦呢??

很簡單 只要利用瀏覽器(chrome)就可以完成這件事情

輕鬆3步驟教學

p.s. 本篇只適用chrome瀏覽器
--------------------------------------------------------------------------

1. 打開Chrome瀏覽器→找到喜歡文章

2. 右鍵選擇列印 (如下圖)




3. 選擇列印 另存PDF (如下圖) 儲存於電腦 !! 完成 輕鬆存取您想要的資料




2017年11月12日 星期日

1%的人才懂得工作日報表真正用法


大家應該都有寫過工作日報表的經驗吧??

工作日報表到底能發揮甚麼作用??

許多人對於工作日報表的批評大概就是

平常已經很忙了 還要多寫這個 增加無謂工作量 沒有意義

反正公司說要填寫就對了 !!  問題是填寫完後呢??

就紙本與資料留存 !! 交差結束 !!

其實這只說明了公司不懂得使用工作日報表

好像員工有寫可以掌握一下狀況 但其實對實際狀況根本不了解 !!

這邊有個很重要的觀念就是 工作日報表並不是"監視員工"的工具

工作日報表成功的條件有下列三項
--------------------------------------------------------------

1. 設計簡易填寫的工作日報表 (公司)

2. 誠實填寫工作日報表 (員工)

3. 確實掌握工作日報表內容 (主管)

--------------------------------------------------------------

其中讓員工誠實填寫工作日報表是成功與失敗的關鍵 !!

到底在工作上遇到了甚麼事情或難題或得到甚麼情報

不論大事小事能夠說明地用自己的想法誠實填寫

一個好的的工作日報表 

其實只要知道 哪一天  誰寫的 做了甚麼事  發生甚麼事?? 就夠了

因此只需要設計日期時間、部門員工編號 員工姓名、工作描述、備註 

不用設計太細,這樣容易造成資訊錯亂與員工反彈

其中最重要的是 工作描述 與 備註 這兩項

工作描述:確實寫出目前進行的工作 (填寫工作大標題小標題事項)

例如:1. 進行A專案的某部分 (列標題說明即可)

備註:對於工作遇到的問題與情報 (內容自由書寫 文字誠實詳細說明)

例如:1.A專案目前於周一已提出申請,但對方窗口目前出國(1/1~/1/5)
           因此會需要5個工作天以上的時間才有辦法確認後續狀況
           列本週追蹤事項

         2.對方目前對於A專案的提議是XXX,希望我們提供相關事項證明

         3.A專案的窗口說目前A專案的負責人需更換,因此我們需要改為
           聯絡XXX,目前已向對方取得XXX的聯絡方式(XXX;091323XXX)

---------------------------------------------------------------------------------

為什麼這兩項非常重要

1.  工作描述:
    可以了解到員工到底花了多少時間在那些工作項目上
    且能夠具體觀察出員工執行工作的頻率、以及工作對員工的負荷量
    進而進行調整

2. 備註:
    員工自由書寫工作相關事項,以及遇到的問題點或解決方式,
    或是工作相關情報有助於公司對工作的掌握,能從不同的角度
    切入工作視野 (越誠實詳細填寫,對工作掌握度越高)

工作日報表可以選擇3天或一週時間檢視一次並檢討
這樣能夠避免員工執行的方向錯誤做及時修正

以上就介紹到這裡 謝謝

2017年11月7日 星期二

建立多層關聯下拉式選單 (EXCEL 2016)


大家好 !!  今天想介紹一下如何利用EXCEL去建立多層關聯式下拉式選單

什麼是多層關聯下拉式選單 ??

簡單來說就是 "有階層關連性的下拉式選單" 

例如我們上郵局網站查詢郵遞區號 (圖1)


我隨意查詢的是 "南投縣" "魚池鄉" "文正巷"

一階主要查詢內容:南投縣

二階次要查詢內容:魚池鄉

三階次要查詢內容:文正巷

必須依照階層順序去做查詢

便可以知道南投縣魚池鄉文正巷的郵遞區號是多少??

換句話說 如果我沒有先選到"南投縣"就沒辦法依序選到魚池鄉文正巷

這也是多層關聯下拉式選單的缺點 (不可逆)

今天教大家使用EXCEL進行多層關聯式下拉式選單的製作

也會教大家函數的使用
-----------------------------------------------------------------------------------------
1. 彙整資料 (圖2)

從圖2大家應該可以看到

下拉式選單是我們的查詢範圍,右邊三項分別為關聯性資料

一階主要查詢內容:地區(區域)

二階次要查詢內容:料理(種類)

三階次要查詢內容:食物(菜色)

我們就可以依照順序選擇我們要的菜色

2. 定義名稱(定義次要查詢項目)

將二階與三階進行定義名稱

主要原因是做群組分類並能夠使用 indirect函數 做參照
二階根據一階內容作選擇;三階根據二階內容作選擇

因此我們選取料理(二階)與食物(三階)

選取數據按下快捷鍵 ctrl+G 選擇特殊目標→選擇常數 (圖3)

 (p.s.選擇常數會將空白處抹滅)

接著進行定義名稱(圖4 ~ 圖6) _ 選擇頂端列

頂端列定義的原因是要依據一階的內容作為參照

圖4. 二階定義名稱
圖5. 三階定義名稱
圖6. 確認定義名稱

圖4 .二階定義名稱


圖5 .三階定義名稱


圖6. 定義名稱

3. 進行一階下拉式選單的設定 (圖7)

一階無需參照任何內容 因此我們選擇A列利用資料驗證

將一階設定為下拉式清單)



圖7. 一階設定下拉式選單

4. 利用 indirect函數做資料關聯性

在這邊先介紹 indirect 函數  (圖8)

說明:根據選擇的儲存格回傳內容字串

根據我們的範例來做說明 (圖9)

假設當我選擇一階(北區)

利用indirect函數回傳北區的二階內容 (中式料理、義式料理)

先選擇B列(垂直)  進行資料驗證使用 indirect函數 參照儲存格為A3 (圖9)

也就是說 參照地區回傳內容字串

選擇北區 北區的料理的內容是中式料理與義式料理

利用indirect函數回傳三階內容 (炒麵、義大利麵 等等)

選擇北區 北區的中式料理內容是炒飯、炒麵

先選擇C列(垂直)  進行資料驗證使用 indirect函數 參照儲存格為B3  (圖10)


再次強調 二階根據一階內容作選擇;三階根據二階內容作選擇 以此類推


圖8. indirect函數



                                     圖9. 參照1階


圖10. 參照2階


4. 最後依序下拉式清單測試 (圖10)

    

圖10

2017年9月11日 星期一

只需按下2個英文字母 就能收藏youtube影片!!


大家 好 !!

youtube是一個大家都知道的網站 !!

上面有各式各樣的影片,有影片、音樂、教學、新聞 內容豐富

我們常常會想說 想把youtube影片下載收藏

youtube 其實也是解決工作問題的好地方

有許多人分享著許多工作疑問的解決方式

網路上面有許多教學~~不過我最推薦的是利用 savefrom.net 來做下載

只需輸入兩個英文字母 即可下載youtube影片 !!

---------------教學-----------------------

1. 連接 youtube 網站

2. 搜尋喜歡的影片,選擇影片網址

本次的範例是 周星馳的美人魚歌曲MV

網址:https://www.youtube.com/watch?v=Rxt40gudfnE



3. 找到網址列 輸入" ss " 於影片網址的youtube前面 ,按下enter 確定

網址:https://www.ssyoutube.com/watch?v=Rxt40gudfnE


4. 網址會直接轉到savefrom.net,選擇download即可下載 完成!


-------------------------------------------------------------------

2017年8月17日 星期四

SOP的正確寫法教學


台灣發生了大停電 !!  發生的原因是沒有按照SOP執行 ??

不管真實的原因如何 ?? 


大家都有寫過SOP的經驗??


可是...大家有沒有想過 你寫的SOP是否真的能用呢??


-----------------------------------------------------------------------

根據觀察的實務經驗:絕對是不會更新的 !!

主要原因如下

1. 增加大家認為無謂的工作量,沒人想做(也沒加薪)

2. 更新的SOP需做驗證尤其牽扯到ISO 所有1~4階文件有必要需全部更新
   非常麻煩所以不做

--------ISO------------
一階文件:品質手冊
二階文件:程序書
三階文件:指導書
四階文件:表單、相關紀錄

3. SOP可以用就好了 更新後出問題怎麼辦 誰要負責??

----------------------------------------------------------------------

教大家用最簡單的方式 檢查SOP是否有問題?? 


1. SOP只寫步驟


2. SOP從未做檢查更新


3. 寫SOP的人從未在崗位上服務


如果有上面3點 表示這個SOP絕對是有問題的


------------------------------------------------------------------

如何寫出正確的SOP寫法


只要符合下列兩點 基本上SOP就不會偏離正確性


* 1. 正確的SOP執行步驟下 必須要寫輸出結果


     例如:


     步驟1. 按下X號紅色按鈕


     輸出1. X號紅色燈會亮


一行執行步驟  一行輸出結果 才能驗證SOP的正確性 (結果盡可能量化或用圖表示)


沒有輸出結果的SOP是錯誤的,因為無法驗證執行以及無法查證錯誤


2. 建議至少每隔1~2季檢查一次SOP是否可更新及是否能執行正確


--------------------------------------------------------------------------


其實最重要的還是人為 !! 當只貪求效率,而不遵守SOP執行


很容易就會發生事情 !!

2017年7月13日 星期四

GMAIL 一定要使用的兩大功能 (僅限GAMIL用戶參考)


使用E-mail最常發生的意外

1. 不小心打錯字卻已經寄出了 怎麼辦??

有時候在寄出MAIL時,才發現打錯字了  這時候怎麼辦??

2. 很多網站註冊都使用同一個MAIL,該如何做分類整理??

-----------------------------------------------------------------------------------

好在Gmail有非常棒的功能提供給我們使用 解決了這兩大難題 !!


1.  取消傳送功能 (下圖)




可以保有"最多30秒的復原時間" 讓信件避免寄出

GMAIL說明:
https://support.google.com/mail/answer/2819488?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=zh-Hant



當然最好的方式 還是MAIL打完 記得目視化檢查一下是否有錯誤

大部分錯誤的原因就是收件人MAIL已經先輸入了 然後沒檢查內容就寄出了

最後就沒救了

個人建議 E-mail 請照下面1234的步驟進行輸入 最後再做一次確認5 

利用系統幫您做個防呆檢查

-----MAIL_SOP--------

1. 輸入信件主旨

2. 上傳相關附件

3. 輸入信件內容 

4. 輸入收件人MAIL   (避免您直接寄出,所以收件人MAIL請最後輸入) 讓系統提示您做檢查

5. 目視化檢查確認並寄出MAIL


------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.  篩選器(下圖)

我們只要在自己的MAIL名稱後面"輸入" +分類名稱" 就能夠替自己的MAIL分類

簡單來說就是 製作mail的分身,可搭配建立"標籤"進行整理

範例:

朋友群組 +friends

論壇群組 +group

工作群組 +work

家人群組 +family

之後只要根據相關人事物提供相關的mail即可完成




測試篩選器是否完成 (自己寄信給自己的分類群組)



2017年6月9日 星期五

大家在工作中常問的EXCEL問題 (EXCEL 2013)


90%的人在工作中常遇到的EXCEL問題 !!


Q1.  如何輸入正確的時間 (12小時制 AM ; PM)

時間:

 EXCEL 系統預設時間是 24 hr 制 如果要改為12 hr制

請在輸入的時間後面加上AM或PM 即可

例如 下午3點50分 請在儲存格輸入 3:50 空格 PM 即可 (圖1)



圖1 :正確輸入時間



Q2. 正確輸入日期 年月日

EXCEL默許提供短線 [ - ] 與斜線 [ / ] 符號用來區隔時間 (圖2)

顯示西元年 (顯示英文)

年 - 月 - 日 ; 年 / 月 / 日 兩種形式的輸入皆可

我要輸入 2017/6/1 

儲存格輸入 17-6-1 ; 17/6/1


顯示中文日期 

月 - 日 ; 月 / 日 兩種形式的輸入皆可

我要輸入 六月1日

儲存格輸入 6-1 ; 6/1



圖2. 正確輸入日期



Q3. 將數字轉為中文大小寫

利用自訂格式代碼 將數字轉為中文字大小寫 (圖3)


圖3. 數字轉換中文



Q4. 輸入分數

輸入 0空格分數

例如輸入  0空格1/3  按下enter (圖4)


圖4. 輸入分數


Q5. 正確輸入長數字

EXCEL 只提供給我們輸入11位元的數字輸入

如果輸入的數字太長(>11個以上的位元時) 會轉為E (科學符號)

例如產品編號太長: 111122223333 (12字元數字)

EXCEL 便會無法呈現我們完整輸入的字元 

簡單來說就是把長數字轉為文字 就能夠解決此問題 (圖5)


圖5. 輸入超過11位元數字





Q6. 完整輸入0開頭的數字

假如我們要在EXCEL輸入手機號碼,卻發現0不見了

根據Q5的概念利用單引號將數字轉為文字就可以解決 (圖6)


圖6. 輸入0開頭數字